Part 5 เทคโนโลยีสารสนเทศ

Part >> 5

<< เทคโนโลยีสารสนเทศ>>

เทคโนโลยี (Technology)

หมายถึง การประยุกต์เอาความรู้ทางด้านวิทยาศาสตร์มาใช้เพื่อให้ประโยชน์ต่อการดำรงชีวิตของมนุษย์หรือหมายถึงการนำความรู้ทักษะ และทรัพยากรมาผลิตเป็นผลิตภัณฑ์ต่างๆเพื่ออำนวยความสะดวกหรือตอบสนองต่อความต้องการของมนุษย์

เช่น การนำทรายซึ่งเป็นสารประกอบของซิลิกอนที่มีราคาต่ำมาผลิตเป็นทรานซิสเตอร์และไอซีซึ่งไอซีนี้เป็นอุปกรณ์ที่รวมวงจรอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากไว้ด้วยกัน ใช้ทำชิพซึ่งเป็นส่วนสำคัญของคอมพิวเตอร์ทำให้มีราคาสูงเทคโนโลยีจึงเป็นหนทางที่จะช่วยพัฒนาให้สินค้าและบริการต่างๆมีมูลค่าเพิ่มขึ้น

ทรานซิสเตอร์ และไอซี

ทรานซิสเตอร์ และไอซี (Integrated Circuit:IC) ไอซีนี้ เป็นอุปกรณ์ที่รวมวงจรอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากไว้ด้วยกัน ใช้เป็นส่วนประกอบสำคัญของคอมพิวเตอร์ สารซิลิกอนดังกล่าวเมื่อผ่านกรรมวิธีทางเทคโนโลยีแล้วจะมีราคาสูง สามารถนำมาขายได้เงินเป็นจำนวนมาก ดังนั้นเทคโนโลยีจึงเป็นหัวใจของการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสินค้า และผลิตภัณฑ์ต่างๆ เพราะเรานำเอาวัตถุดิบมาผ่านเทคนิคการดำเนินการจนได้วัตถุสำเร็จรูป สินค้าเหล่านี้จะมีมูลค่าเพิ่มจากวัตถุดิบนั้นมาก ประเทศใดมีเทคโนโลยีมักจะเป็นประเทศที่พัฒนาแล้ว  เทคโนโลยีจึงเป็นหนทางหนึ่งที่ช่วยในการพัฒนาสินค้าและบริการให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้น ทุกประเทศจึงให้ความสำคัญของการใช้วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีเข้ามาช่วยงานด้านต่างๆ 

สารสนเทศ (Information)

หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล และเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์มนุษย์แต่ละคนตั้งแต่เกิดมาได้เรียนรู้สิ่งต่างๆ เป็นจำนวนมาก เช่นเรียนรู้สภาพสังคมความเป็นอยู่ กฎเกณฑ์และวิชาการ เป็นต้นลองจินตนาการดูว่าภายในสมองของเราเก็บข้อมูลอะไรบ้าง เราคงตอบไม่ได้แต่สามารถเรียกเอาข้อมูลมาใช้ได้ ข้อมูลที่เก็บไว้ในสมองเป็นสิ่งที่สะสมกันมาเป็นเวลานานความรอบรู้ของแต่ละคนจึงขึ้นอยู่กับการเรียกใช้ข้อมูลนั้นดังนั้นจะเห็นได้ชัดว่าความรู้เกิดจากข้อมูลข่าวสารต่างๆทุกวันนี้มีข้อมูลอยู่รอบตัวเรามาก ข้อมูลเหล่านี้มาจากสื่อ
เช่น วิทยุ โทรทัศน์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ดาวเทียม โทรศัพท์เครื่องจักร ที่เกี่ยวกับสารสนเทศได้ เครื่องคอมพิวเตอร์ระบบสื่อสารโทรคมนาคมสมัยใหม่ เช่น การฝาก ถอนเงินผ่านเครื่อง ATM การจองตั๋วเครื่องบิน การลงทะเบียนฯลฯจึงมีผู้กล่าวว่ายุคนี้เป็นยุคของสารสนเทศ

   

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT)

 หมายถึง เทคโนโลยีที่ใช้จัดการ สารสนเทศเป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การรวบรวม การจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล การพิมพ์การสร้างรายงาน การสื่อสารข้อมูลฯลฯเทคโนโลยีสารสนเทศยังรวมถึงเทคโนโลยีที่ทำให้เกิดระบบการให้บริการ การใช้และการดูแลข้อมูลด้วย

การเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การพิมพ์ป้อนทางแป้นพิมพ์การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่ง(Bar code)

การเก็บรวบรวมข้อมูล

:การประมวลผลเป็นการนำเสนอข้อมูลที่เก็บมาได้เข้าสู่กระบวนการประมวลผลตามต้องการเช่น การคำนวณการเรียงลำดับข้อมูล แยกเป็นกลุ่ม ฯลฯ ส่วนใหญ่จะดำเนินการด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ จากส่วนสำคัญที่เรียกว่า ชิพในหน่วยซีพียู

การประมวลผล

:การแสดงผลลัพธ์เป็นอุปกรณ์ที่ใช้เทคโนโลยีในการแสดงผลลัพธ์ ซึ่งสามารถเป็นตัวหนังสือ รูปภาพนิ่งภาพเคลื่อนไหวแบบวีดีทัศน์หรือเสียง

การแสดงผลลัพธ์

:การทำสำเนาเป็นการทำสำเนาข้อมูลหรือสารสนเทศที่จัดเก็บไว้ในสื่ออิเลคทรอนิกส์ชนิดต่างๆ ให้มีหลายชุดเพื่อสะดวกต่อการเก็บรักษา และการนำไปใช้อุปกรณ์ที่ใช้ทำสำเนา เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร แผ่นบันทึก ฮาร์ดดิสต์หรือ CD-RON

การทำสำเนา

:การสื่อสารโทรคมนาคมเป็นวิธีการที่จะส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งซึ่งอาจส่งกระจายไปยังปลายทางครั้งละมาก ๆ อุปกรณ์ที่ใช้ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร วิทยุ โทรทัศน์เครือข่ายคอมพิวเตอร์คลื่นวิทยุ ดาวเทียมฯลฯ

การสื่อสารโทรคมนาคม

ข้อมูล (DATA)

คือ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆเช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการรวบรวม ข้อมูลอย่างเป็นระบบ และต่อเนื่อง ดังจะเห็นจาก กระบวนการเลือกตั้ง หลายพรรคการเมือง มีการใช้เทคโนโลยีรวบรวมข้อมูล หาวิธีการที่จะให้ได้ข้อมูลอย่างรวดเร็วและเมื่อสถานการณ์หรือเหตุการณ์บางอย่างเกิดผันแปรขึ้นการเตรียมการหรือการแก้สถานการณ์ จะดำเนินการได้อย่างทันท่วงที

 ตัวอย่างของข้อมูลต่างๆ ที่สามารถพบเห็นในชีวิตประจำ เช่น เกรดที่นักเรียนได้รับในแต่ละวิชา ราคาสินค้าชนิดต่างๆ ในห้างสรรพสินค้า รูปภาพและข้อความต่างๆ ที่ปรากฏในเว็บไซต์

ความรู้  (Knowledge)

          คือ สิ่งที่ประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในปัญหาที่ต้องการนำข้อมูลและสารสนเทศเหล่านี้ไปแก้ไข

    นิยามความรู้ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของข้อมูลและสารสนเทศ คือ ความรู้ที่แฝงอยู่ในข้อมูล เป็นสิ่งที่สามารถสกัดจากสารสนเทศที่มีรูปแบบน่าสนใจ เป็นจริงสำหรับข้อมูลใหม่หรือข้อมูลที่ไม่เคยเห็นมาก่อน เป็นรูปแบบใหม่ที่มนุษย์ไม่เคยเห็นมาก่อน ซึ่งผลลัพธ์สุดท้ายจากการวิเคราะห์สารสนเทศจะได้เป็นความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ได้

    เราเรียกกระบวนการที่สามารถสกัดความรู้จากข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้เป็นอย่างดีในฐานข้อมูลว่า การค้นพบความรู้ในฐานข้อมูล (Knowledge discovery in database)

โครงสร้างระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศส่วนใหญ่จะมีโครงสร้างคล้ายรูปทรง ปิระมิด คือ มีฐานกว้าง ยอดเป็นมุมแหลม ซึ่งหมายถึงขอบเขตความกว้างขวางของปริมาณข้อมูลที่มีมากในระดับล่าง และลดหลั่นลงไปเมื่อถึงยอด แบ่งออกเป็น 4ระดับชั้น โดยแต่ละระดับมีลักษณะดังนี้

:ระดับล่างสุดหรือ (Transaction Processing) หมายถึงการใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลข้อมูลรายการต่าง ๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลเป็นจำนวนมาก ๆ ในการทำงานประจำวัน จัดว่าเป็นพื้นฐานของระบบสารสนเทศในการที่จะรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ สำหรับสร้างหรือจัดรูปแบบใหม่ ในรูปของรายงานที่จะเสนอระดับสูงต่อไป เช่นใบเสร็จรับเงิน รายการขาย การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น

:ระดับที่สอง (Operation Control) หมายถึง การใช้คอมพิวเตอร์จัดทำสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับล่าง เพื่อใช้ในการวางแผน การควบคุม และการตัดสินใจเกี่ยวเนื่องกับงานประจำวัน

:ระดับที่สาม (Management Control) หมายถึง การใช้คอมพิวเตอร์จัดทำสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับกลาง ใช้ในการจัดการและวางแผนงานระยะสั้น ตั้งแต่ 6 เดือน ถึง 1 ปี หรือแผนยุทธวิธีให้ดำเนินไปตามแผนระยะสั้นนั้นได้

:ระดับที่สี่ หรือ (Strategic Planning) หมายถึงการใช้คอมพิวเตอร์จัดทำสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง สำหรับใช้วางแผนระยะยาวหรือแผนกลยุทธ์ เช่น ในอีก 5 ปี ข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด
     การจัดโครงสร้างทั้งสี่ระดับนี้ไม่ได้หมายความว่า การใช้สารสนเทศแยกกันโดยเด็ดขาด แต่เป็นการแบ่งเพื่อความสะดวกในการพิจารณาว่า ผู้บริหารแต่ละระดับมีความต้องการข้อมูลที่ต่างกัน ในแต่ระดับอาจต้องการสารสนเทศที่จัดเตรียมขึ้นจากระดับที่ต่ำกว่า หรือบางครั้งอาจต้องใช้ข้อมูล

บุคลากรในแต่ละระดับจะเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ ดังนี้

1. ระดับสูง หรือ ระดับวางแผนยุทธศาสตร์

ผู้บริหารในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับสูงสุด ซึ่งเน้นในเรื่องเป้าประสงค์ขององค์กร เป็นการใช้สารสนเทศเพื่อประกอบการวางแผนระยะยาว และเป็นแผนยุทธศาสตร์ที่กำหนดทิศทางและแผนงานในอนาคต (ระยะเวลา 3 ปีขึ้นไป) ดังนั้นระบบสารสนเทศที่ต้องการจะเน้นที่รายงานสรุป รายงานแบบ What-If และการวิเคราะห์แนวโน้มต่างๆ (trend analysis) ตัวอย่าง เช่น ประธานบริษัทอาจต้องการรายงานที่แสดงแนวโน้มการขายในอีกสี่ปีข้างหน้า ของผลิตภัณฑ์สามชนิดของบริษัท เพื่อดูแนวโน้มในการเติบโตของผลิตภัณฑ์ต่างๆ ว่าผลิตภัณฑ์ใดที่อาจสร้างปัญหาให้บริษัทได้เป็นต้น

2. ระดับกลางหรือระดับวางแผนบริหาร

บุคลากรในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งมีหน้าที่ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ให้บรรลุเป้าหมายต่างๆ เพื่อให้องค์กรสามารถประสบความสำเร็จตามแผนงานระยะยาว (ประมาณ 1-3 ปี) ที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง สารสนเทศที่ ผู้บริหารระดับนี้ต้องการ มักจะเป็นสารสนเทศตามคาบเวลาซึ่งมีระยะเวลานานกว่าผู้บริหารขั้นต้น และเป็นสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร

3. ระดับแผนปฏิบัติการ

บุคลากรในระดับบน จะเป็นผู้บริหารขั้นต้นซึ่งมีหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานประจำวัน และการวางแผนบริหารงานที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาสั้นๆ (6เดือน ถึง1ปี) เช่นแผนงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำไตรมาส ข้อมูลที่ผู้บริหารระดับนี้ ต้องการ ส่วนมากจะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติการในช่วงเวลาหนึ่งๆ

4. ระดับงานประจำภายในองค์กร

บุคลากรในระดับนี้จะเกี่ยวข้องอยู่กับงานที่ต้องการทำซ้ำๆ กัน และจะเน้นไปที่การจัดการรายการประจำวัน นั่นคือ บุคลากรในระดับนี้เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศในฐานะผู้จัดหาข้อมูลเข้าสู่ระบบ

                ระบบสารสนเทศได้ถูกพัฒนาขึ้นในรูปแบบเพื่อสนองความต้องการสารสนเทศในการบริหารงานระดับต่าง ๆ ดังนี้

   

1. ระบบประมวลผลรายการ (TPS: Transaction Processing Systems)

บางครั้งเรียกว่า ระบบประมวลผลข้อมูล (DP: Data Processing Systems) ซึ่งเป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมูลเบื้องต้น เป็นการประมวลข้อมูลที่เป็นการดำเนินงานประจำวันภายในองค์ การประมวลข้อมูลในยุคก่อนที่จะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้นั้น จะเป็นการประมวลผลที่กระทำด้วยมือหรือใช้เครื่องคำนวณช่วย ต่อมามีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผลโดยเฉพาะในระบบธุรกิจเพื่อช่วยงานประจำ เช่น การสั่งซื้อสินค้า การจัดระบบสินค้าคงคลัง การทำบัญชีต่าง ๆ การทำใบเสร็จรับเงิน การทำใบแจ้งหนี้ ใบสั่งสินค้า รายการซื้อ รายการขาย ในการทำการประมวลผลรายการก็จะมีการจัดทำเอกสารรายงานต่าง ๆ เป็นประจำ แต่ยังไม่อาจกล่าวได้ว่าเป็นระบบสารสนเทศได้เต็มที่เพราะเอกสารส่วนมากถูกนำไปใช้เกี่ยวกับงานประจำวัน เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายประจำวัน การออกใบแจ้งหนี้ เป็นการบันทึกรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันซึ่งปฏิบัติงานในลักษณะซ้ำๆ ทุกวัน มากกว่าจะใช้เพื่อการบริหาร หรือการจัดการ เพราะรายงานประจำวันนั้น ไม่ระบุสารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการทราบ เช่น ผู้บริหารต้องการทราบว่า ลูกค้าประเภทไหนชอบสินค้าชนิดใด สินค้าใดจะมีแนวโน้มที่จะขายดีมากขึ้นหรือลดลง สินค้าประเภทใดที่เป็นที่นิยมในภาคไหนTPS เป็นขั้นตอนเบื้องต้นในการทำหน้าที่ผลิตสารสนเทศ แล้วส่งไปยังระดับต่อไปตัวอย่างข้อมูลที่เข้ามาในระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ข้อมูลการขายสินค้า ระบบการจองโรงแรมห้องพัก ระบบการจองตั๋วเครื่องบิน ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงานลูกจ้าง หรือข้อมูลการส่งสินค้า โดยจะนำข้อมูลเบื้องต้นเหล่านี้เข้ามาเพื่อ ทำการประมวลผลโดยถือว่าระดับ ประมวลผลรายการเป็นระดับล่างสุดซึ่งในระดับนี้จำเป็นต้องมีการจัดการทำงานให้เป็นแบบแผนที่แน่นอนตายตัว เป็นระบบที่เก็บข้อมูลธรรมดา เพื่อนำไปใช้งานในภายหลัง เช่น วันนี้มียอดขายเท่าใด รายรับรายจ่ายเท่าใด มีเงินหมุนเวียนในระบบเท่าใดหรือในคลังสินค้า สินค้าที่นำออกไปมีปริมาณมากน้อยแค่ไหน ปัจจุบันระบบประมวลรายการมักนิยมใช้กับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On - line Processing) นั่นคือข้อมูลต่าง ๆ จะถูกประมวลผลทันทีที่เข้าสู่ระบบ มักนิยมใช้กับงานธุรกิจประจำวัน สรุปคือเป็นกิจกรรมในแต่ละวันนั่นเองโดยระบบประมวลผลรายการเป็น ตัวเชื่อมระหว่างองค์กรกับสิ่งแวดล้อม และเป็นตัวหลักที่เก็บข้อมูลไว้ก่อนที่จะส่งไปยังระดับอื่น ๆ ถ้าระบบนี้ทำงานได้ไม่ดีหรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จะทำให้ข้อมูลขาดประสิทธิภาพ ก็จะเกิดผลกระทบทั้งองค์กร งานที่ได้อาจขาดความสมบูรณ์หรือเกิดความเสียหายได้ทั้งองค์กรเพราะทำให้ขาดความต่อเนื่องของงานหรือได้รับข้อมูลไม่ตรงกับความเป็นจริง งานในระดับอื่น ๆ ก็ผิดพลาดตามไปด้วย สาเหตุหนึ่งของความผิดพลาด อาจเกิดมาจากข้อมูลที่รับเข้ามาไม่สมบูรณ์เพียงพอ หรือสาเหตุเกิดจากภายในระบบประมวลผลรายการเองซึ่งถือได้ว่า ระบบประมวลผลรายการมีความสำคัญสูงสุดสำหรับองค์กรTPS มักจะทำการประมวลผลข้อมูลกับงานเฉพาะส่วนขององค์กร เช่น ฝ่ายรับสมัคร ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต เป็นต้น โดยแต่ละฝ่ายจะมีการรับข้อมูล จัดเก็บข้อมูลไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลและทำการประมวลผลแยกกัน ผู้ใช้ระบบ TPS ได้แก่ เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลพนักงานลงบัญชี พนักงานรับสั่งจอง เป็นต้น

ระบบประมวลผลรายการ

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS: Management Information Systems)
เป็นระบบที่ช่วยในการเตรียมรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่างๆ ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงาน ผู้บริหารสามารถใช้สารสนเทศที่ได้จัดการกับปัญหาแบบโครงสร้าง เช่น ใช้ในการวิเคราะห์ความผิดพลาด ความก้าวหน้า หรือข้อบกพร่องในการทำงาน รายงานส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของรายงานสรุป (Summary Report) จากการปฏิบัติงานประจำ เป็นงานที่ได้รับการส่งต่อจากงาน TPS คือ เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลเพื่อกลั่นกรองข้อมูลที่มีอยู่ในระบบให้สามารถใช้ประโยชน์ได้เพื่อเสนอต่อผู้บริหารในระดับต่อไป คำว่า MIS บางครั้งจะใช้คำว่า IRS (Information Reporting Systems) หรือ MRS (Management Reporting Systems) แทนความแตกต่างระหว่าง ระบบสารสนเทศเพื่อ การจัดการ (MIS) และ ระบบประมวลผลรายการ (TPS) มีหลายประการ TPS ใช้แฟ้มข้อมูลแยกกันเนื่องจากการทำงานแยกกันในแต่ละฝ่าย เช่น ทำหน้าที่ เกี่ยวกับการรับใบสั่งสินค้าจากลูกค้า ประมวลรายการสินค้า บันทึกรายการขาย ดูแลการส่งสินค้า ควบคุมคลังสินค้า และการบัญชีMIS จะใช้ฐานข้อมูลร่วมกันและมีการรวบรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ฝ่ายทำให้ MIS มีความยืดหยุ่นในการสร้างสารสนเทศให้กับ ผู้บริหารตามความต้องการ สารสนเทศที่ได้จะเกี่ยวข้องกับการสรุปผลการดำเนินงานที่ได้จาก TPS จะมีการพิมพ์รายงานสรุปว่าสินค้าอะไรบ้างที่ขายช้าหรือขายเร็วและส่วนของคลังสินค้าก็จะรู้ว่า ต้องสั่งสินค้าอะไรเพิ่มเข้ามาใหม่ ดังนั้น MIS เป็นการสร้างสารสนเทศที่จำเป็นต่อการจัดการในงานต่างๆ มีการวางแผนขั้นแรกในระดับการควบคุม และตัดสินใจของผู้บริหารในงานทั่วๆ ไป โดยจะใช้สารสนเทศที่ได้จาก TPS บุคลากรที่เกี่ยวข้องในการเชื่อมต่อระบบ MIS ก็คือผู้บริหาร ผู้บริหารจะคอยรับทราบและทำความเข้าใจถึงภาพรวมและแนวโน้มว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับบริษัท สถานะการเงินเป็นอย่างไร สภาพตลาดเป็นอย่างไรมีกำลังการผลิตมากน้อยเพียงใดรวมถึงผลกระทบหรือปัญหาที่เกิดขึ้นตลอดจนโอกาสต่างๆ ทางธุรกิจมีแนวโน้มเป็นอย่างไร จากนั้นจึงนำสิ่งที่ได้รับจากการรายงานข้างต้นมาพิจารณาวางแผนและดำเนินการต่อไปMIS จะอยู่ในระดับกลางขององค์กร คือ เป็นระดับของการจัดการ ทั้งทางด้านการจัดการขาย การควบคุมกิจกรรมในรูปแบบต่าง ๆ ของระดับปฏิบัติงาน เช่น นำข้อมูลของวันนี้มาเปรียบเทียบกับข้อมูลของเดือนที่ผ่านมาหรือย้อนหลัง 3 เดือน แล้วนำมาสรุปในอยู่ในรูปของกราฟหรือรายงาน นอกจากนี้ผู้บริหารยังใช้สารสนเทศที่ได้จาก TPS มาวิเคราะห์กาความผิดพลาดหรือหาความก้าวหน้าในการทำงาน โดยอาจใช้ข้อมูลทางสถิติเปรียบเทียบผลที่ได้จากการปฏิบัติจริงกับค่าประมาณ ที่วางแผนไว้ แล้วจึงส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับสูง เพื่อผู้บริหารระดับสูงจะได้นำสารสนเทศที่ได้ไปใช้ในการกำหนดนโยบาย หรือวงแผนระบบงานต่อไป

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

3. ระบบสนับสนุนการตัดสิน (DSS: Decision Support Systems)

เป็นระบบที่เป็นการทำงานแบบกึ่งโครงสร้าง มีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูลการนำมาใช้และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ ของผู้บริหารระดับต่าง ๆ (ประสงค์ ประณีตพลกรังและคณะ. 2541 ; 16) ในระดับนี้จำเป็นต้องอาศัยสารสนเทศจาก TPS และ MIS แบบสรุปมาใช้ประกอบการตัดสินใจ DSS แตกต่างจากระบบอื่น ๆ คือ เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นต่อการตัดสินใจ และมีการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อสถานการณ์ต่าง ๆ เป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคนข้อแตกต่างระหว่าง DSS กับ MIS มีดังนี้ MIS สามารถให้สารสนเทศได้เฉพาะสารสนเทศที่มีอยู่แล้ว ไม่สามารถจัดสารสนเทศใหม่ทันทีทันใด MIS ใช้กับปัญหาแบบมีโครงสร้าง เช่น ในระบบสินค้าคงคลังเมื่อไรจึงจะสั่งวัตถุเพิ่ม และต้องสั่งเท่าไร ซึ่งเป็นลักษณะของปัญหาที่เกิดประจำในระดับปฏิบัติการ การตัดสินในจะขึ้นอยู่กับความต้องการในการผลิต ราคาต้นทุนวัตถุดิบและตัวแปรอื่น ๆ ที่ต้องใช้ในระบบสินค้าคงคลัง

DSS ได้ถูกออกแบบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างซึ่งเป็นปัญหาที่ส่วนเป็นแบบมีโครงสร้าง และส่วนหนึ่งเป็นแบบไม่มีโครงสร้าง เช่น ความต้องการปรับปรุงคุณภาพการส่งสินค้าของพ่อค้า ปัญหาแบบมีโครงสร้างได้แก่ การเปรียบเทียบสารสนเทศในการส่งของอย่างตรงเวลาของพ่อค้า ในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา ซึ่งสามารถได้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูลของ MIS และปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างได้แก่ สถานการณ์ที่ทำให้ไม่สามารถส่งสินค้าได้ เกี่ยวกับนโยบายการสั่งซื้อสินค้า ราคาสินค้า และอื่น ๆ ปัญหาดังกล่าวต้องใช้ DSS ช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ นอกจากนี้ DSS จะอยู่ในรูปแบบที่ไม่แน่นอนขึ้นอยู่กับผู้บริหารแต่ละคน เป็นระบบที่ถูกแบบขึ้นมาเพื่อช่วยผู้บริหารใน การตัดสินใจ ภายใต้ผลสรุป และเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกแหล่งข้อมูลภายในเป็นข้อมูลที่ได้จากฐานข้อมูลภายในองค์กร เช่น การขาย การผลิต ฐานะทางการเงิน ขององค์กร แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ กระแสการเงิน กระแสการลงทุนในตลาดหุ้น ภาวะเศรษฐกิจ ข้อมูลของบริษัทคู่แข่ง DSS มักจะใช้ภาษาสืบค้น (Query Language) ใช้การวิเคราะห์ทางสถิติ ใช้ภาพกราฟิก เพื่อให้ผู้บริหารได้รับสารสนเทศที่ต้องการจริง ๆ ช่วยในการตัดสินใจ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยผู้บริหารสร้างตัวแบบ (Model)ของตัวแปรต่างๆ ที่จะมีผลกระทบต่อการตัดสินใจ ซึ่งตัวแบบนี้ถ้าเปลี่ยน ตัวแปร 1 ตัวหรือมากกว่า จะทำให้ผลกระทบเปลี่ยนไปโดยตัวแบบจะรวมเอาแฟคเตอร์ (Factor) ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาเปรียบเทียบ ผลที่เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้บริหารทำการตัดสินใจ ตัวแบบที่สร้างขึ้นง่ายต่อการใช้ การดึงข้อมูลและการทำรายงาน ผู้บริหารสามารถสร้างสารสนเทศที่คิดว่ามีประโยชน์เพื่อช่วยในการตัดสินใจได้เป็นอย่างดี

ระบบสนับสนุนการตัดสิน

4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS: Office information Systems)
เป็นระบบการจัดการสารสนเทศในสำนักงานโดยใช้อุปกรณ์ต่างๆ ในสำนักงาน เช่น อุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) การส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) ซึ่งประกอบด้วยอุปกรณ์ โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ เครื่องโทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น เพื่อใช้เกี่ยวกับงานประมวลผลคำ งานพิมพ์ตั้งโต๊ะ งานส่งข่าวสารข้อมูลและอื่น ๆ เป็นระบบเกี่ยวกับการผลิตเอกสาร การติดต่อประสานงานโดยเกี่ยวข้องกับระบบ TPS และ MIS เพื่อนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ในงาน บริหารในสำนักงานเพื่อเป็นประโยชน์ในการทำงาน

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ
ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์การ  โดยปกติแล้ว  TPS จะเป็นแหล่งข้อมูลพื้นฐานให้กับระบบสารสนเทศอื่นๆ ในขณะที่ EIS จะเป็นระบบที่รับข้อมูลจากระบบสารสนเทศในระดับที่ต่ำกว่า นอกจากนี้ ในระบบสารสนเทศแต่ละประเภทอาจมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในระบบย่อยๆ กันเอง เช่น ระบบสารสนเทศฝ่ายขายกับระบบสารสนเทศฝ่ายผลิต และระบบสารสนเทศฝ่ายจัดส่งสินค้า เป็นต้น

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศ

วิวัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศ

                ยุคที่ 1 การประมวลผลข้อมูล (Data Processing Age) เป็นระยะเริ่มแรกที่มนุษย์ได้คิดค้นประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ที่มีลักษณะเป็นเครื่องคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ได้ถูกใช้ทำงานด้านการคำนวณทางวิทยาศาสตร์เป็นส่วนใหญ่ แล้วจึงนำมาใช้เก็บรวบรวม และประมวลผลข้อมูลทางด้านธุรกิจในเวลาต่อมา ข้อมูลที่ได้มาควรจะต้องทำการประมวลผลให้ได้เป็นสารสนเทศก่อน จึงจะนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ วิธีการประมวลผลข้อมูลจะเริ่มตั้งแต่การรวบรวมจัดเก็บข้อมูล เมื่อได้ข้อมูลแล้วต้องทำการตรวจสอบความถูกต้อง แบ่งกลุ่มจัดประเภทของข้อมูล เช่น ข้อมูลตัวอักษรซึ่งเป็นชื่อหรือข้อความก็อาจต้องมีการเรียงลำดับ และข้อมูลตัวเลขก็อาจต้องมีการคำนวณ จากนั้นจึงทำสรุปได้เป็นสารสนเทศออกมา ถ้าข้อมูลที่นำมาประมวลผลมีจำนวนมากจนเกินความสามารถของมนุษย์ที่จะทำได้ในเวลาอันสั้น ก็จำเป็นจะต้องนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยเก็บข้อมูล และประมวลผลข้อมูล เมื่อข้อมูลอยู่ภายในคอมพิวเตอร์ การแก้ไขหรือเรียกค้นสามารถทำได้ง่ายและสะดวก ขณะเดียวกันการทำสำเนาและการแจกจ่ายข้อมูล ก็สามารถดำเนินการได้ทันที

               ยุคที่ 2 ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ (Management Information System: MIS) มีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการตัดสินใจ ควบคุม ดำเนินการ ติดตามผลและวิเคราะห์ผลงานของผู้บริหารระดับต่าง ๆ
ตัวอย่าง ความสัมพันธ์ของ MIS กับระบบย่อย เช่น แผนกบัญชี เป็นต้น ระบบเฉพาะด้าน ที่ MIS จะช่วยการจัดการในการประมวลผลข้อมูลทางการเงิน หรือมีส่วนสัมพันธ์กับการกำหนดโครงสร้างขององค์กร โดยให้ข้อมูลว่า การมีโครงสร้าง แบบรวมการ (Centralize) หรือ แบบกระจาย (Decentralize) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้น

         ยุคที่ 3 การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ (Information Resource Management) ภายในองค์การจะพิจารณาว่าสารสนเทศเป็นส่วนหนึ่งของทรัพยากร ที่มีความจำเป็นต่อการบริหารงานขององค์การ ดังนั้นองค์การพยายามที่จะลงทุนเพื่อให้ได้สารสนเทศมาช่วยในการบริหาร และประยุกต์ใช้ทรัพยากรสารสนเทศ [Information Resource Management (IRM)] กับการจัดการโดยทั่วไป โดยเน้นที่คุณค่าของสารสนเทศมากกว่าอุปกรณ์ทางคอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรม และจะต้องพิจารณาถึงความคุ้มค่าของการลงทุน เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ ผลตอบแทนจากการลงทุน และการนำไปใช้ทรัพยากรสารสนเทศ [Information Resource Management (IRM)] จะเริ่มจากการเก็บรวบรวมข้อมูล แล้วป้อนเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์โดยผ่านกระบวนการประมวลผล (Processing) แล้วออกมาในรูปของสารสนเทศ ก่อนที่ผู้จัดการจะนำสารสนเทศนั้นไปใช้ในการตัดสินใจในการทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง หากผลที่ได้จากการประมวลผลไม่ถูกต้องอาจจะต้องมีการย้อนกลับมาดูที่ขั้นตอนการป้อนข้อมูลใหม่

ยุคที่ 4 ยุคปัจจุบันหรือยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT) เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานจัดการกับข้อมูล ข่าวสาร หรือที่เรียกว่าสารสนเทศ ศาสตร์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นศาสตร์ที่ใหม่มาก และมีความสำคัญมากในสังคมปัจจุบัน และถือเป็นหนึ่งในสามศาสตร์หลัก (เทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีนาโน เทคโนโลยีชีวภาพ) ที่ถูกกล่าวว่าจะมีผลต่อสังคมในอนาคตมากที่สุด โดยปัจจุบัน มีผู้กล่าวถึง เทคโนโลยีสารสนเทศกันอย่างกว้างขวาง โดยเราจะรู้จักกันทั่วไปในชื่อสั้นๆ ว่า ไอที (IT) รัฐบาลไทยเองก็เล็งเห็นความสำคัญด้านนี้มาก จึงมีการจัดตั้งกระทรวงใหม่ที่เกี่ยวกับงานทางด้านนี้ขึ้น ชื่อกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร หรือเรียกย่อๆ ว่า กระทรวงไอซีที

เทคโนโลยีสารสนเทศนั้นมีลักษณะเด่นคือมีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วมาก เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ทันสมัยเกิดขึ้นมาเรื่อยๆ ทุกวัน เช่น เราจะเห็นว่ามีการใช้อินเตอร์เน็ตกันอย่างแพร่หลาย มีการส่งอีเมล์ มีการท่องเว็บต่างๆ มีการส่งข้อมูลผ่านเว็บ มีการเล่นเกมออนไลน์ผ่านอินเตอร์เน็ต นอกจากอินเตอร์เน็ตแล้ว ยังมีเทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวกับมือถือ เช่น มีการส่งข้อมูลผ่านทางมือถือ มีการดาวโหลดข้อมูลต่างๆ รวมทั้งเพลงผ่านมือถือ มีการสืบค้นข้อมูลหรือเล่นเกมผ่านมือถือ เป็นต้น ในทางอุตสาหกรรมก็มีการนำระบบสารสนเทศเข้าไปช่วยเพิ่มผลผลิตในโรงงาน ช่วยควบคุมดูแลเครื่องจักรเพื่อผลิตสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้กระบวนการผลิตเป็นแบบอัตโนมัติ นอกจากนี้มีการนำสารสนเทศไปใช้ในงานด้านธุรกิจเพื่อทำให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยสามารถดูข้อมูลต่างๆ ได้ทันทีทั้งข้อมูลที่เป็นรายละเอียดและข้อมูลสรุป และช่วยในการสนับสนุนการตัดสิน บริษัทที่ทันสมัยทุกบริษัทต้องมีระบบสารสนเทศภายในองค์กร ในยุคต่อไป คอมพิวเตอร์จะมีขนาดเล็กลง มีความเร็วสูงขึ้น และมีหน่วยความจำมากขึ้น และที่สำคัญ ราคาของคอมพิวเตอร์จะถูกลงมาก ดังนั้นคอมพิวเตอร์จะเข้ามามีบทบาทในสังคมของเรามากขึ้น โดยเราจะเรียกสังคมนี้ว่าสังคมยูบิคิวตัส (Ubiquitous) คือคอมพิวเตอร์อยู่ทุกหนทุกแห่ง ดังนั้นการจัดการข้อมูลสารสนเทศที่เกิดจากคอมพิวเตอร์เหล่านี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญมาก นอกจากนี้การบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศภายในบริษัทก็เป็นสิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่ง จะเห็นได้ว่าบริษัทหรือองค์กรใหญ่จำเป็นต้องมีหน่วยงานด้านการจัดการระบบสารสนเทศ ปัจจุบันในโลกของธุรกิจ มีธุรกิจที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศมากมาย ซึ่ง นักธุรกิจที่ร่ำรวยที่สุดก็คือ นักธุรกิจด้านไอที ซึ่งความจริงนี้แสดงให้เห็นว่า ไอทีได้เป็นศาสตร์ที่รับความสนใจและมีความสำคัญมากในสังคมปัจจุบันและต่อไปในอนาคต